Сначала интеграция: почему результат автоматизации определяют потоки данных

Большинство проектов автоматизации планируют вокруг экранов и отчетов. Результат же зависит от того, что происходит между системами: где создается клиент, товар или договор, кто может его изменить и как быстро изменение доходит до остальных.

Симптомы

Признаки знакомы. Один и тот же счет вводят в две программы. Отчет о продажах коммерческого отдела расходится с отчетом бухгалтерии, и совещание начинается с выяснения, чья цифра верна. Закрытие месяца ждет файла, который один человек готовит вручную.

Ничего из этого новый модуль не решает. Новый модуль, добавленный к несвязанным системам, становится еще одним местом, куда данные вводят повторно.

Сначала нарисуйте карту

Прежде чем выбирать инструменты, нарисуйте карту потоков данных. Для каждого ключевого объекта, например клиента, товара, договора, цены или сотрудника, запишите:

• какая система является его источником, единственным местом, где он создается и изменяется;
• какие системы его получают и что они с ним делают;
• как передача происходит сегодня: обменом, файлом или через человека;
• с какой задержкой бизнес готов мириться: минута, час или день.

Карта обычно умещается на одном листе. Она показывает двойной ввод, ручные файлы и отчеты, которые никогда не сойдутся, потому что построены на разных копиях одних и тех же данных.

Определите порядок работ

Когда карта готова, порядок работ становится вопросом бизнеса. Интеграция, которая убирает двойной ввод, часто дает результат раньше нового модуля: сотрудники перестают вводить данные повторно, ошибки исчезают, а период закрывается раньше.

Она же удешевляет следующий модуль. Складская или производственная система, которая с первого дня получает чистую нормативно-справочную информацию, внедряется быстрее, чем система, которая начинает с собственных справочников.

Правила, которые поддерживают интеграцию в рабочем состоянии

Обмен, который работает в день запуска, через месяц может незаметно перестать работать. Несколько правил этого не допускают.

• У каждого вида данных один владелец. Если одно и то же поле могут менять две системы, рано или поздно их данные разойдутся.
• Каждый обмен ведет журнал, а о сбое обмена ответственный сотрудник узнает в тот же день.
• Итоги сверяются на обеих сторонах по расписанию, а не тогда, когда кто-то заметит расхождение.
• Правила обмена задокументированы и принадлежат компании, а не тому, кто их написал.

С чего начать

Выберите поток, на который сегодня уходит больше всего ручной работы, обычно это поток между продажами, складом и бухгалтерией, и свяжите его как следует. Эффект виден уже при первом закрытии месяца, а карта показывает, что связывать дальше.