Бюджетирование за пределами электронной таблицы: как перейти и не потерять контроль

Бюджетирование часто начинается в электронной таблице. Файл растет до тех пор, пока бюджет не превращается в один лист, который трудно читать и долго пересчитывать, и компания решает перенести его в систему. Переход проходит успешно, когда его делают по шагам, и первый шаг не связан с программным обеспечением.

Почему лист нельзя перенести в прежнем виде

В бюджетном листе, который рос годами, в строках стоят статьи, а в столбцах - показатели, периоды и остатки. Лист на 500 строк и 200 столбцов - это 100 тысяч ячеек. В большинстве из них строка и столбец никак не связаны друг с другом, и никакое значение там не имеет смысла.

Такой лист - не один бюджет, а хранилище плановых данных, которое читают через фильтры и сводные таблицы. Перенесенный в систему в прежнем виде, он сложен в настройке и медленно рассчитывается. Первый шаг - разделить его на несколько простых таблиц, у каждой из которых одно назначение.

Статьи, показатели и аналитика

Электронная таблица смешивает три вещи, которые бюджетная модель разделяет.

• Статья бюджета - это оборот за период: продажи, поступившие оплаты, закупки.
• Показатель - это остаток на дату: дебиторская задолженность, денежные средства, запасы.
• Аналитика - это детализация статьи или показателя: клиент, товарная группа, подразделение.

Статьи меняют показатели: продажи увеличивают дебиторскую задолженность, оплаты ее уменьшают. В таблице, где в строке стоят продажи, а в столбце - начальный остаток дебиторской задолженности, появляется ячейка, в которую нечего записать.

Для спорных строк есть простая проверка. Если строки влияют на показатели одинаково, это значения одной аналитики. Если они влияют на них по-разному, это отдельные статьи.

Сначала модель или сначала система

Компания, у которой есть работающая бюджетная модель и описанный процесс, ищет систему, которая их покрывает, а ее формы и регламент служат спецификацией. Компания без модели ждет методику от системы: это экономит время, когда встроенная модель подходит, и обходится дороже, когда не подходит.

Любой из двух вариантов нужно выбирать осознанно, а двух простых путей лучше избегать. Первый - перенести старые формы без изменений: тогда используется лишь малая часть системы. Второй - планировать в копии учетной базы: она требует реквизитов, которые планированию не нужны, и не поддерживает сценарии.

Сколько длится цикл

Цикл планирования длится от первого проекта бюджета до окончания план-фактного анализа. В крупной компании на подготовку бюджетов может уходить от 3 до 6 месяцев, и чем детальнее бюджет, тем ниже вероятность, что его цифры будут выполнены. Распространенный ответ - скользящее планирование с коротким горизонтом, например квартал по месяцам.

При любом подходе сроки должны быть записаны в регламенте бюджетирования: кто составляет и кто утверждает каждый бюджет, в каком порядке и за сколько дней. Для иллюстрации: квартальный цикл может начинаться за 17 рабочих дней до начала квартала, при этом 5 дней отводится на функциональные бюджеты, 1 день на каждое утверждение и 5 дней после каждого месяца на сравнение плана и факта. В 1С:ERP такой регламент становится задачами со сроками для каждого участника.

План на первый цикл

Пять действий сохраняют контроль над планом, пока лист заменяется системой.

• Разделите большой лист на простые таблицы и отметьте каждую строку как статью, показатель или аналитику.
• Запишите регламент: сроки, участники и число дней на каждый шаг.
• На первый цикл сохраните ввод в электронных таблицах и импортируйте файлы: план находится в системе для контроля и отчетов. Со следующего периода вводите планы в системе.
• Если формулам плана нужны фактические данные прошлых периодов, которых в новой системе нет, введите первый план явно или загрузите эти данные в свернутом виде.
• Назначьте сотрудника, который формулирует требования и принимает результат.