Нормативно-справочная информация: одна номенклатура, которой доверяют планирование, склад и бухгалтерия

Планирование, склад и бухгалтерия работают с одним и тем же справочником номенклатуры: продукция, материалы, запасные части. Когда один и тот же физический материал заведен в нем дважды, каждая функция видит только его часть. Настройкой отчета это не исправить: ошибка в справочнике, а не в отчете.

К чему приводит один дубль

Возьмем материал, заведенный двумя позициями, потому что он приходит от двух поставщиков под двумя названиями. Спецификация ссылается на первую позицию, а последнее поступление оформлено на вторую.

Планирование видит дефицит и заказывает материал, который уже лежит на складе. Кладовщик не может отпустить его по позиции, указанной в заказе на производство. У каждой позиции своя себестоимость, поэтому себестоимость продукции зависит от того, какую из двух отпустили в производство. Статистика закупок делится между двумя строками.

Одна неверная запись порождает ошибки в нескольких подразделениях, и каждое исправляет свою часть, не видя причины.

Каким должен быть рабочий справочник

Справочник проверяют несколькими вопросами.

• У каждого материала и изделия ровно одна позиция с одной базовой единицей измерения? Одно название, заведенное с двумя разными единицами, тоже дубль.
• Спецификации, складской учет и заказы ссылаются на одни и те же позиции?
• Наименование формируется по правилу из параметров позиции, а не вводится произвольно?
• Позиции без остатков и незакрытых заказов закрыты для выбора?

Начните с групп, которые участвуют в планировании и снабжении, например с основных материалов и запасных частей. Промежуточной детали из инженерной документации отдельная позиция нужна только тогда, когда ее планируют и учитывают.

Кто решает, что считать дублем

Встроенный в 1С:ERP поиск дублей находит кандидатов. Он не может сказать, одно ли и то же обозначают две записи: это вопрос о материале, а не о базе данных.

По материалам и запасным частям ответ дает инженерная служба, потому что она определяет, что нужно производству. Две позиции могут быть одинаковы для любой операции и все же иметь два названия, потому что отдел закупок назвал каждую по своему поставщику. Две другие выглядят похоже, но в одном из процессов не заменяют друг друга. Они остаются отдельными.

ИТ-служба готовит список кандидатов и выполняет объединение после решения. Названия поставщиков сохраняются: их привязывают к оставшейся позиции.

Сначала контроль ввода, потом очистка

Очистка справочника, который может пополнять кто угодно, не заканчивается: пока проверяют одну группу, в другой появляются новые дубли. Сначала возьмите под контроль создание позиций, затем очищайте старые записи.

Контроль означает, что ни одна позиция не создается и не изменяется без согласования с ответственным за ее группу. В продукте 1С:ERP. Управление холдингом это настройка справочника: позиция, созданная рядовым пользователем, остается неактивной, и выбрать ее в документах нельзя, пока не утверждена заявка на изменение. Группа компаний дополнительно выбирает между единым корпоративным справочником, который дочерние общества не могут редактировать, и отдельными справочниками, которые сопоставляются в головном офисе.

Для имеющихся остатков правило такое: новые поступления оформляются только на проверенные позиции. Старые позиции расходуются, а то, что осталось через несколько месяцев, переводится на проверенные.

Загрузка старого справочника номенклатуры в новую систему без изменений - ранний тревожный признак: когда запускают планирование, справочник приходится исправлять, а уже работающие функции внедрять заново.

Проверка на понедельник

Четыре проверки показывают состояние справочника номенклатуры без проекта.

• Выведите список позиций, созданных за прошлый месяц, и спросите, кто согласовал каждую.
• Отсортируйте одну группу материалов по наименованию и прочитайте ее: вероятные дубли стоят рядом.
• Возьмите одну действующую спецификацию и найдите каждую ее строку в складском учете.
• Назовите человека, который может сказать, что две позиции этой группы - один и тот же материал.

Вопрос без ответа показывает, с чего начать. В любом случае первым идет контроль над новыми позициями.