Когда ERP-проект превращается в дорогую бухгалтерскую программу

Начинать ERP-проект с учета нормально: на учетные данные потом опираются функции планирования и управления. Проблемы начинаются, когда первый этап проектируют только под регламентированный учет. Компания платит за 1С:ERP, а получает то, что делает 1С:Бухгалтерия. Когда понадобятся функции управления, учетный блок внедряют почти с начала.

Как сужаются границы проекта

Никто не принимает решение построить бухгалтерскую программу. Границы сужаются из-за мелких решений: каждое разумно с точки зрения учета, и каждое принято без оглядки на следующие этапы. Причина обычно в слабом понимании продукта, а не в злом умысле.

Когда процессы моделируют в продукте наспех, расхождения между ними и типовыми функциями обнаруживаются только в опытной эксплуатации, и их закрывают по одному, в том порядке, в каком о них сообщают пользователи. Сделанные ранее доработки переписывают, а изменения типовых объектов усложняют каждое следующее обновление. В одном опубликованном разборе двух остановившихся проектов модели содержали 9 и 12 расхождений; опытная эксплуатация выявила намного больше.

Признаки, которые может проверить руководитель

Пять признаков можно проверить, не зная продукта.

• Цель проекта называет подсистемы, которые нужно запустить, а не результат для бизнеса.
• Следующие этапы существуют в плане только как названия, поэтому решения первого этапа не учитывают полные границы проекта.
• Нормативно-справочную информацию (НСИ) перенесли из старой системы без изменений. С дублями и разнородными наименованиями можно вести бухгалтерский учет, но нельзя планировать закупки и производство.
• Функциональной модели процессов нет, или консультант составил ее один после короткого интервью.
• Упрощение выбрали ради скорости и не записали причину. Производство без заказов на производство может быть оправданно, но последующий переход к планированию графика производства означает переработку всей цепочки документов.

Что должен содержать каждый этап

Каждый этап замыкает полный контур учета: любой показатель в его отчетах либо формируется внутри этапа, либо поступает из другой системы. Например, продажи без закупок и складского учета не покажут маржу. Блок, оставленный за границами этапа, интегрируют с системой, в которой он ведется сегодня. Если такой системы нет или она не поддерживает обмен данными, блок относится к первому этапу. Функции, которых в компании никогда не было, могут подождать, если только проект не начат ради них.

НСИ проектируют один раз и сразу на весь проект. Требования задает самая требовательная из будущих подсистем, например производство, даже если первым запускается учет. Справочник номенклатуры, построенный только под бухгалтерский учет, позже заставит выбирать между конвертацией истории и новым запуском с начальных остатков.

Три порядка запуска

Сначала оперативный учет. Продажи, закупки, склад и управленческая отчетность переходят в ERP, а регламентированный учет остается в действующей системе. Бухгалтерию не затрагивают, но до второго этапа две системы обмениваются данными.

Сначала регламентированный учет. Учет сразу строят в ERP вместе с минимумом производственного учета, которого требует отчетность, и функциями казначейства, например платежным календарем. При таком порядке проект легче всего останавливается на бухгалтерии.

Сначала планирование и международная отчетность. Действующая система сохраняет оперативный и бухгалтерский учет и передает проводки в ERP, где запускают бюджетирование и отчетность по международным стандартам. Результат зависит от качества данных в старой системе, и начать так можно только со слабо связанных блоков.

О чем спросить проектную команду

Попросите в письменном виде пять вещей.

• Состав функций каждого этапа, а не только первого.
• Проект НСИ и следующий этап, требования которого в нем учтены.
• Функциональную модель, согласованную с теми, кто ведет каждый процесс.
• Причину каждого упрощения первого этапа и стоимость последующего перехода к полной функции.
• Способ выполнения каждой доработки и порядок установки обновлений после нее.

Если ответы описывают только регламентированную отчетность, это проект внедрения бухгалтерии. Планируйте и оценивайте его как такой проект или вернитесь к проектированию до запуска первого этапа.