Контроль денежных средств до платежа, а не после него

Денежные средства можно контролировать двумя способами. При первом в конце месяца составляют план-фактный отчет. Он показывает перерасход по статье, когда деньги уже ушли со счета. При втором в процесс встроена контрольная точка: платеж не выполняется, пока заявка на него не согласована, не проверена по лимиту и не поставлена на день, когда деньги есть.

Где останавливается платеж

Контрольной точкой служит заявка на оплату. Инициатор указывает получателя, сумму, назначение и основание, например договор или заказ. Казначейство добавляет счет, с которого уйдут деньги.

В 1С:ERP у заявки четыре статуса: не согласована, согласована, к оплате и отклонена. Платежный документ создается по заявке со статусом "к оплате", и система проверяет, что исходящие платежи не идут в обход заявок. Исключение задается для конкретного банковского счета или кассы, поэтому за каждым исключением стоит чье-то решение.

Кто согласует и где это фиксируется

Самое простое согласование состоит из одного шага: ответственный сотрудник подтверждает заявку, а система фиксирует, кто это сделал. Реальные маршруты длиннее и зависят от самой заявки: от суммы и валюты, подразделения, получателя и от того, превышает ли она лимит.

Такие маршруты настраивают в системе 1С:Документооборот, которая обменивается данными с 1С:ERP. У каждого шага свои согласующие, срок и условие, например сумма выше порога. Каждый согласующий получает задачу, а результат возвращается в 1С:ERP как статус заявки.

Лимит: строгий, мягкий или с отдельным маршрутом

Лимит задает сумму, которую можно потратить по статье движения денежных средств за период, при необходимости по компании или подразделению. Его проверяют, когда заявку регистрируют и согласуют, а не когда закрывают месяц.

Строгий лимит не пропускает заявку. Мягкий пропускает ее и показывает превышение в отчетах. Строгий запрет на закупки может стоить продаж, когда спрос выше запланированного, поэтому на практике работает отдельный маршрут: заявка сверх лимита помечается и уходит на дополнительное согласование. Казначейство проверяет лимит еще раз, когда планирует платеж, потому что дальше других проверок нет.

Лимит дисциплинирует исполнение. Он не исправляет план, который был неточным с самого начала.

Увидеть кассовый разрыв до того, как он возник

Согласованные заявки попадают в платежный календарь: дни по банковским счетам и кассам, ожидаемые поступления, запланированные платежи и остаток на конец каждого дня. День с отрицательным остатком выделяется: это кассовый разрыв, который виден, пока еще есть время действовать.

Ответные действия зависят от вида нехватки. Нехватку на одном счете закрывает перевод с другого, нехватку в одной валюте закрывает конвертация. Нехватка в общем итоге, пересчитанном в одну валюту, означает заимствование, а излишек означает свободные деньги, которые можно разместить. Казначей также может перенести заявку на другой день или счет, отложить ее или отклонить.

Поступления берутся из графиков оплаты по заказам клиентов и договорам. Поступление, которое не пришло в срок, показывается как просроченное, и менеджер, отвечающий за клиента, вносит реальные дату и сумму.

Список проверок на понедельник

Контрольная точка работает только на полных данных. Проверьте четыре пункта.

• Статья движения денежных средств. Она указана в каждой заявке. Казначейство не знает, к какой статье бюджета относится платеж, а без статьи лимит проверить нельзя.
• Графики оплаты. График есть у каждого заказа клиента и договора с отсрочкой платежа, и ни одно просроченное поступление не остается без новой даты.
• Исключения. Список счетов и касс, с которых платят без заявки, короткий, и у каждой строки есть ответственный.
• Маршрут для заявок сверх лимита. Письменно определено, кто согласует такую заявку.