Пять вопросов, которые нужно решить до старта ERP-проекта

ERP-проект редко терпит неудачу из-за программы. Чаще организация начинает работу, не ответив на несколько простых вопросов, и находит ответы позже, когда каждый из них обходится дороже. Вот пять вопросов, которые мы задаем до первой рабочей встречи.

Что входит в границы проекта?

"Вся компания" - это не границы проекта. Границы - это письменный перечень: какие процессы, какие юридические лица, какие площадки, какие отчеты и что остается на следующие этапы. Такой перечень защищает бюджет лучше любого пункта договора, потому что с ним можно сверить каждый последующий запрос.

Полезная проверка: можно ли описать первый этап на одной странице и поймет ли по ней человек, не участвующий в проекте, что будет работать в первый день?

Кто владеет результатом?

Проекту нужен один руководитель со стороны заказчика, у которого есть полномочия принимать решения и высвобождать время ключевых сотрудников. Без него решения ждут совещаний, подразделения отстаивают привычный порядок работы, а выбирать между ними в итоге приходится подрядчику.

Владельцу не обязательно знать систему. Он должен знать бизнес, отвечать в течение нескольких дней и присутствовать при приемке этапов.

В каком состоянии данные?

Нормативно-справочная информация, которую никто не чистил, после переноса чистой не станет. Дубли клиентов, номенклатура без единиц измерения и договоры без дат переходят в новую систему и с первого дня портят ее отчеты.

Посмотрите на данные до того, как будет сделана оценка. Посчитайте позиции номенклатуры, контрагентов и незакрытые документы и возьмите выборку, чтобы увидеть, какая их часть пригодна к использованию. Очистку выполняют сотрудники заказчика, а не подрядчика, и она должна стоять в плане с именами и датами.

Какие процессы меняются?

Автоматизация процесса в его нынешнем виде сохраняет его проблемы и добавляет к ним стоимость программы. Для каждого процесса в границах проекта решите заранее: он остается как есть, переходит на типовой процесс продукта или проектируется заново?

Второй вариант оказывается самым дешевым чаще, чем принято ожидать. В типовом продукте заложена практика многих компаний, и у отклонения от него должна быть причина, которую можно выразить в цифрах.

Как принимается результат?

Мнение в конце проекта - плохой критерий приемки. Лучше работают сценарии и показатели, согласованные в начале: месяц закрыт в системе, себестоимость заказа рассчитана, консолидированный отчет сходится с отчетами компаний.

Запишите сценарии тогда же, когда пишется спецификация. Они станут планом тестирования, учебным материалом и основой документа о приемке.

Что это меняет

Ответы на эти вопросы занимают дни, а не месяцы. Они меняют оценку, состав команды и график всего, что идет дальше, и заранее показывают, готова ли организация начинать.