Консолидированная отчетность группы: с чего начать

Группа компаний растет быстрее, чем ее отчетность. Каждая компания ведет собственный учет в собственной программе, со своим планом счетов и своим списком клиентов. Отчет группы раз в месяц собирают из электронных таблиц, и к моменту его готовности месяц, который он описывает, давно закончился.

Система консолидации убирает электронные таблицы. Она не убирает причины, по которым цифры компаний нельзя сложить. С ними нужно разобраться в первую очередь.

Один язык для всех компаний

Консолидация начинается с общих определений, а не с программного обеспечения.

• План счетов группы или таблица соответствия ему. Каждая компания либо использует те же счета, либо имеет фиксированную таблицу, которая переводит ее счета в счета группы.
• Общая аналитика. Единый перечень статей затрат, статей движения денежных средств, направлений деятельности и проектов. Если одна компания называет статью "маркетинг", а другая делит ее на три, отчет группы не сможет ее показать.
• Единый реестр компаний группы. Каждая компания группы должна распознаваться как таковая в каждой базе под одним и тем же идентификатором.
• Учетная политика группы. Одинаковые правила признания выручки, амортизации и резервов либо задокументированные корректировки там, где правила различаются.

Операции внутри группы

Продажи, займы и услуги между компаниями группы должны исчезнуть из консолидированного отчета. Именно здесь сосредоточена большая часть ручной работы. Одна компания отражает продажу в марте, другая отражает покупку в апреле, суммы расходятся на курсовую разницу, и кто-то тратит дни на поиск расхождения.

Решение здесь - правило и регулярная процедура. Документы между компаниями группы подтверждаются обеими сторонами до закрытия периода, а расхождения устраняют сами компании, а не тот, кто делает консолидацию.

Календарь закрытия

Отчет группы готовится со скоростью самой медленной компании. Календарь, в котором указано, на какой рабочий день каждая компания закрывает продажи, зарплату и взаиморасчеты и сдает свой пакет отчетности, превращает закрытие из разового усилия в процесс. Начните со сроков, которые выдерживаются уже сегодня, опубликуйте их и сокращайте шаг за шагом.

Затем система

Когда есть определения, правила для операций внутри группы и календарь, системе есть что автоматизировать. Она собирает данные из учетных баз компаний, проверяет их по контрольным соотношениям, пересчитывает валюты, исключает внутригрупповые обороты и строит отчеты, в которых каждую цифру можно проследить до компании и документа.

Те же данные затем служат бюджетированию и казначейству. План составляется по тем же статьям, что и факт, а платежи всех компаний видны в одном календаре.

С чего начать

Начните с одного отчета, который руководство читает каждый месяц, обычно это отчет о прибылях и убытках по направлениям деятельности. Согласуйте его определения, соберите его по всем компаниям по новым правилам и только потом распространяйте модель на баланс, отчет о движении денежных средств и бюджет. Консолидацией, которая строится отчет за отчетом, пользуются с первого месяца. Та, что проектируется целиком, часто появляется, когда группа уже изменилась.